8 طرق للطباعة بأمان باستخدام طابعات Canon

تُعد حلول الطباعة الآمنة مطلبًا أساسيًا في بيئة العمل الحديثة. تستمر الرغبة في العمل المختلط وإيجاد حلول أكثر فعالية للأجهزة المحمولة في فرض متطلبات على أمان الشبكات والأجهزة المتصلة بها، بما في ذلك الطابعات.

سواء تم استخدامها لطباعة الفواتير أو نسخ العقود أو مسح المستندات الحساسة ضوئيًا، تظل الطابعة الشاملة الإمكانات هي جوهر المكتب. تعمل إمكانية الوصول إلى عدة مستخدمين في مواقع متعددة على توفير الراحة للشركة، لكنها تزيد في الوقت نفسه أيضًا من مخاطر الأمن الإلكتروني.

إذًا كيف يمكنك إنتاج نسخ مطبوعة عندما تحتاج إليها، مع ضمان حماية المعلومات السرية والحفاظ على أمان البيانات العامة أيضًا؟

كما شرح زبير رحيم المختص في تسويق منتجات Canon Middle East، تأتي أحدث طابعات MAXIFY وPIXMA من Canon مزوّدة بمجموعة وظائف للطباعة الآمنة. ويذكر قائلاً: "إذا كنت تستخدم إحدى الطابعات في مجموعة MAXIFY GX، مثل طرازي المكتب المنزلي GX4040 وGX3040، أو طُرز المكاتب الصغيرة GX5040 وGX6040 وGX7040، فلن تتمتع فقط بإنتاجية عالية ولكن أيضًا بدرجة فائقة من أمان الطباعة".

يعني الامتثال للائحة التنظيمية المتعلقة بحماية البيانات العامة واللوائح الأخرى المتعلقة بحماية البيانات حول العالم أن الشركات مُلزَمة بضمان أمن المعلومات الشخصية وخصوصيتها. تمثل الطابعات ثغرة أمنية محتملة هنا إذا كانت هناك إمكانية للوصول غير المصرح به إلى البيانات السرية. وعلى الرغم من أن هذا يعتمد بشكل أكبر على العمليات بدلاً من الأجهزة التي تستخدمها الشركات، فإن هناك عدة وظائف مدمجة في أحدث الطابعات من Canon تعزز أمن الطباعة وتقلل من خطر انتهاك متطلبات حماية البيانات.

نسلط الضوء هنا على الخطوات الأساسية التي يمكنك اتخاذها لضمان الطباعة الآمنة وحماية المستندات الحساسة.

• الطباعة الآمنة من الشبكة السحابية والمسح الضوئي إليها عبر Cloud Link
• تعيين كلمة مرور المسؤول
• الاستفادة إلى أقصى حد من واجهة المستخدم البعيدة
• مراقبة سجل المهام
• تعزيز الأمان بفضل تحديثات البرنامج الثابت التلقائية
• تنشيط تذكير أصلي بالإزالة
• إضافة علامة مائية باستخدام طباعة الطابع/الخلفية
• طباعة آمنة بتشفير TLS 1.3

ثمة مخاطر كثيرة مرتبطة بالاحتفاظ ببيانات حساسة على كمبيوتر أو كمبيوتر محمول. يمكن سرقة الجهاز أو اختراقه، وقد تتعطل أجهزة تخزين البيانات أو تتلف. يوفر تخزين البيانات والمستندات في الشبكة السحابية طبقة إضافية من الحماية، كما يتيح الطباعة الآمنة من خدمات الشبكة السحابية الشائعة والمسح الضوئي إليها عبر PIXMA/MAXIFY Cloud Link من Canon.

يشرح زبير قائلاً: "يمكنك الوصول إلى Cloud Link من خلال شاشة الطابعة، إذا كانت مزوّدة بجهاز واحد، أو باستخدام تطبيق Canon PRINT على الهاتف الذكي". "يمكن للمؤسسات الاحتفاظ بالمستندات مركزيًا داخل حساب مشترك على Google Drive™‎ وDropbox™‎ وخدمة Evernote®‎ وMicrosoft OneDrive®‎، ومن ثمَّ لا توجد حاجة إلى تخزين نسخ متعددة محليًا".

وقد تم دمج Google Classroom™‎ الآن في Cloud Link أيضًا، ما يمنح المعلمين والطلاب القدرة على طباعة المستندات المشتركة والمسح الضوئي مباشرةً إلى مجلد Google Drive من الطابعة.

ثمة خيار بسيط ومريح يكمن في القدرة على إعداد كلمة مرور المسؤول لتقييد الوصول غير المصرح به إلى الطابعة على طابعتَي MAXIFY وPIXMA من Canon المتصلتين بالشبكة. يمكن للمسؤول تكوين ما يصل إلى 20 مستخدمًا معتمدًا على الطابعة، ويمكن تعيين كلمة مرور فردية لكل منهم. ومن دون كلمة المرور، تبقى الشاشة مقفلة. يساعد ذلك في ضمان عدم إمكانية استخدام الطابعة أو العبث بإعداداتها بواسطة أي شخص يمر بجانبها. يذكر زبير قائلاً: "هذه ميزة أمان مفيدة بشكل خاص للطابعات الموجودة في مكان عام". ويعني ذلك أنه يمكنك تعيين كل إعدادات Wi-Fi وLAN وقفلها كلها باستخدام كلمة مرور المسؤول.

"يمكنك التحكم فيما يمكن للمستخدمين المصرح لهم باستخدام الطابعة القيام به أيضًا. على سبيل المثال، يمكنك تقييد النسخ إلى الأبيض والأسود فقط، أو تقييد وظائف المسح الضوئي مثل المسح الضوئي إلى محرك أقراص USB محمول (إذا كان ذلك منطبقًا) أو الوصول إلى السحابة عبر شاشة الطابعة".

بالإضافة إلى تمكين وظائف الطباعة الآمنة على الطابعة نفسها، يمكن إدارة الجهاز والمستخدمين عن بُعد باستخدام واجهة المستخدم البعيدة من Canon.

ويمكن الوصول إلى واجهة المستخدم البعيدة مباشرةً من خلال متصفح الويب أو تطبيق Canon PRINT. وتتيح لك تكوين إعدادات الطابعة وتشغيل مهام الصيانة، والأهم من ذلك، تغيير كلمات المرور وتقييد الوصول وتكوين بروتوكولات مصادقة أمان الطابعة.

ويضيف زبير قائلاً: "يمكن إدارة كل هذه البروتوكولات عبر واجهة المستخدم البعيدة". "يمكن أيضًا تعديل إعدادات AirPrint وBonjour، والطرق التي يمكن للأشخاص من خلالها الوصول إلى الطابعة. وقد يكون ذلك مفيدًا إذا كنت في موقع ثابت، سواء كان مكتبًا أو منزلاً، وتريد أن يستخدم المستخدمون في هذا الموقع فقط هذه الطابعة، ويمكنك تقييد وصول عناوين IP والسماح فقط لعناوين IP التي تعرفها وتثق بها في الاتصال بالجهاز".

إذا كنت المسؤول أو المستخدم الرئيسي لطابعة وتشك في أن شخصًا قد أساء استخدام الجهاز أو وصل إليه من غير تصريح، فيمكنك تحديد ذلك باستخدام سجل مهام الطابعة.

ويشرح زبير قائلاً: "إنه سجل بسيط لمهام الطباعة يتيح لك تتبع أي سلوك طباعة غير عادي". "لذلك، إذا كان هناك عدد غير معتاد من مهام الطباعة أو كانت هذه المهام تُجرى في أوقات تعلم أنه لم يكن من المفترض أن يستخدم أحد الطابعة فيها، فيمكنك إذًا (بافتراض أنك عيّنت كلمة مرور المسؤول) الوصول إلى سجل المهام الذي يظهر على الشاشة في طابعة مزوّدة بكلمة مرور".

يشكل تحديث البرنامج الثابت على الهاتف الذكي أو الكمبيوتر اللوحي أو الكمبيوتر جزءًا روتينيًا من الحياة العصرية، وتتوفر أحيانًا تحديثات متنوعة للطابعات أيضًا.

في السابق، كان عليك إما اتباع المطالبات التي تظهر على الشاشة لتثبيت أحدث برنامج ثابت أو التحقق من إصدار البرنامج الثابت الخاص للطابعة على الجهاز نفسه. ويمكنك أيضًا تحديثه يدويًا باستخدام واجهة المستخدم البعيدة أو التحقق من موقع دعم Canon لمعرفة ما إذا تم إطلاق إصدار جديد.

يشير زبير قائلاً: "تتوفر الآن تحديثات تلقائية للبرنامج الثابت لبعض الطابعات الأحدث مثل MAXIFY GX3040 وMAXIFY GX4040 من Canon". "وتضمن هذه الطُرز تثبيت آخر التحديثات".

إن حماية المعلومات الحساسة من الأمور المهمة التي يجب وضعها في الحسبان عند استخدام الماسحة الضوئية أو وظيفة النسخ في طابعة شاملة الإمكانات. فعلى سبيل المثال، من السهل للغاية ترك مستند على السطح الزجاجي من دون قصد، ويمكن أن يعثر عليه شخص غير مصرح له لاحقًا.

ولمعالجة هذه المشكلة، يوفر الكثير من طابعات Canon المتعددة الوظائف الجديدة الآن خيار تعيين تذكير يطالبك بإزالة المستند الأصلي.

يشرح زبير قائلاً: "بمجرد تمكين هذه الوظيفة، ستعرض الطابعة مطالبة على الشاشة بالإضافة إلى إرسال تذكير صوتي بعد دقيقة تقريبًا من إجراء عملية مسح ضوئي أو نسخ لتنبيهك بأنك تركت المستند على السطح الزجاجي".

إذا كنت تطبع مستندات سرية، فستوفر وظيفة طباعة الطابع/الخلفية في طُرز مجموعة طابعات PIXMA وMAXIFY من Canon أمانًا إضافيًا.

ويذكر زبير قائلاً: "يكاد يكون الأمر أشبه بوضع علامة مائية على المستند". "تتيح لك وظيفة الطابع طباعة نص فاتح جدًا أو طابع صورة نقطية خلف بيانات المستند. وعلى سبيل المثال، يمكنك اختيار تاريخ أو وقت أو اسم مستخدم، ما يسمح لك بتمييز الطبيعة الحساسة للمستند وتتبع أي نسخ مفقودة وتعقبها".

يتميز أحدث إصدار من بروتوكول تشفير أمان طبقة النقل (TLS) بأداء أسرع وتوفير أمان محسَّن عندما يتعلق الأمر بتوصيل طابعة وجهاز توجيه. أضافت Canon دعم TLS 1.3 في MAXIFY GX4040 وGX3040 من Canon.

ويؤكد زبير قائلاً: "الإصدار السابق TLS 1.2 لا يزال آمنًا، وهو بروتوكول التشفير الأكثر استخدامًا عبر الشبكات، لكننا نضيف TLS 1.3 إلى أجهزتنا لضمان توافقها مع التشفير الأفضل الذي تُزوَّد به الأجهزة الحديثة".

"وعلى عكس الكثير من وظائف الطباعة الآمنة التي قدمناها في طُرز MAXIFY وPIXMA، قد لا يلاحظ بعض المستخدمين حتى ميزات مثل تشفير TLS 1.3 لحماية البيانات ودعم WPA3، ما يوفر تحسينات في الاتصال وحماية الشبكة من المخاطر الأمنية مثل التنصت والتلاعب. لكننا نقدم هذه الإضافات في الخلفية للتأكد من أن الطباعة أكثر أمانًا".

في هذه الأوقات الدائمة الاتصال، من المهم ضمان حماية المعلومات الحساسة. يمكن أن تساعد ميزات الأمان ووظائفه في طابعات Canon في ضمان أمان الطباعة قدر الإمكان وأمان المعلومات الواردة في المستندات المطبوعة.



بقلم ماركوس هوكينز